O “Programa 5S” foi concebido por Kaoru Ishikawa, em 1950, no Japão do pós-guerra. Ele demonstrou ser tão eficaz enquanto reorganizador das empresas e da própria economia japonesa que, até hoje, é considerado o principal instrumento de gestão da qualidade e produtividade utilizado naquele país. O 5S simplifica o ambiente de trabalho e reduz o desperdício, melhorando os aspectos de qualidade e segurança.

Primeiro Senso – Senso de Utilização

O primeiro S (Seiri) tem por objetivo identificar os itens e materiais necessários e desnecessários de cada posto de trabalho.

Como fazer a mudança?
Verifique, dentre todos os materiais, equipamentos, ferramentas, móveis etc., tudo aquilo que de fato é útil e necessário e separe daquilo que não tiver utilidade, como coisas quebradas e obsoletas, materiais estocados em excesso (para que manter no setor duzentas canetas esferográficas quando o consumo é de cinco por mês?) ou mesmo materiais já utilizados, como Diários Oficiais antigos. Descarte o que não serve, disponibilizando para outros setores os materiais que não for utilizar. Tudo o que não servir para as outras áreas deverá ser encaminhado para a venda – como sucata – reciclagem, ou jogado no lixo.

Os resultados :
Ter senso de utilização do espaço melhora o ambiente de trabalho – ele será ampliado, se tornará mais claro, confortável e fácil de limpar;
Reduz o tempo de procura de materiais e itens, facilitando a execução de tarefas e, consequentemente, incrementando a criatividade e a eficiência;
Mantém a qualidade e o padrão, diminuindo o número de acidentes e eliminando desperdícios.
A economia também logo será percebida, pois a compra desnecessária será evitada, aumentando a produtividade.

Tudo isso preparará o ambiente para a segunda fase, que veremos a seguir.

Segundo Senso – Senso de Ordenação

O segundo S (Seiton) tem como objetivo colocar cada objeto, material ou equipamento necessário – ou seja, qualquer coisa, até mesmo as pessoas – no seu devido lugar, de tal forma que ele esteja sempre disponível.

Mas o que fazer para conseguir esses benefícios?

É preciso identificar o local adequado para os itens e materiais.
Os itens utilizados a toda hora deverão ficar no local de trabalho, junto de quem os usa. Os utilizados todo dia deverão ficar no local de trabalho, em lugar de fácil alcance. Os materiais utilizados todas as semanas deverão ficar disponíveis próximo ao local de trabalho. O que for usado todo o mês poderá ficar num lugar comum, como almoxarifado ou estoque.
Coloque cada material em seu lugar definido, fazendo suas identificações correspondentes. Ordene de forma lógica. Rótulos ou cores facilitam a identificação e reposição.
Sempre que alguém utilizar algo, deve recolocá-lo no local determinado.
Depois, é só obedecer às normas estabelecidas e levantar as dificuldades com a equipe.

DICA! Disponha os itens e materiais sempre observando os seguintes conceitos:
a – O primeiro a entrar deve ser o primeiro a sair.
b – Analise como as coisas estão sendo colocadas, onde e por quê.
c – Garanta que todos sigam as regras, divulgando-as.
d – Tenha sempre presente o conceito do “um é melhor” (maximizar).

Os benefícios imediatos:
Tendo itens e materiais sempre à mão, facilitamos sua localização, ganhando agilidade e eficiência no desenvolvimento das atividades e otimizando o espaço.
Economia de tempo;
Diminuição no número de acidentes;
Facilidade de comunicação.

Observe que nos dois primeiros “Ss” utiliza-se bastante o raciocínio, por isso, deve-se ter muita atenção para não errar. Um material descartado na fase do primeiro “S”, às vezes, pode servir para outra área. Portanto, não jogue no lixo nem venda nada de imediato.

Terceiro Senso – Senso de Limpeza

O terceiro S (Seisou) tem como objetivo deixar o local limpo e as máquinas e equipamentos em perfeito funcionamento. É criar e manter um ambiente físico agradável, e, acima de tudo, não sujar.

Como praticar o senso de limpeza?
É preciso fazer uma faxina geral, limpando pisos, paredes, armários, mesas, arquivos, máquinas, equipamentos, etc. Acione regularmente, ou sempre que necessário, o pessoal encarregado da limpeza ou da manutenção de máquinas e equipamentos.
Evite sujar o local desnecessariamente, desenvolvendo hábitos de limpeza: lixo na lixeira, mesas limpas, máquinas cobertas, etc., e limpe os objetos antes de guardá-los – remova a causa da sujeira e qualquer sujeira imediata que você provocar.
Não desperdice material de qualquer espécie. Classifique e dê destino ao lixo. Como resultado, teremos consciência sobre a necessidade de manter o local de trabalho limpo e arrumado – e essa não é uma tarefa somente do pessoal da limpeza.

Os benefícios:
Melhoria do bem-estar pessoal e satisfação de todos com um ambiente mais agradável e sadio;
Maior segurança;
Eliminação de desperdícios e garantia da durabilidade dos equipamentos;
Melhora de imagem interna e externa do local de trabalho, elevando o moral da equipe e a manutenção da qualidade e do padrão.

O terceiro S contribui para criar um ambiente de trabalho saudável e agradável, melhora a imagem do setor, da instituição e, por extensão, dos seus funcionários.

Quarto Senso – Senso de Saúde

O quarto S (Seiketsu) tem como objetivo desenvolver a preocupação com a higiene em seu sentido mais amplo, tornando o lugar de trabalho saudável e adequado às atividades ali desenvolvidas.

Vamos praticar?
Para praticar, é preciso ter os primeiros “3 Ss” implantados. Esteja atento às condições ambientais de trabalho, tais como iluminação, ventilação, ergometria dos móveis etc., melhorando-as e adequando-as às necessidades. Promova um bom clima de trabalho, ativando franqueza e delicadeza nas relações entre as pessoas, o respeito mútuo – agindo com polidez – e criando um ambiente propício ao relacionamento interpessoal.
Adote hábitos de cuidado com a saúde e higiene pessoal.
Crie um ambiente harmonioso que leve em consideração a estética (beleza) do local de trabalho.
Também é preciso executar um programa de Exame Periódico de Saúde, cumprir e melhorar os procedimentos de segurança individuais e coletivos, realizar avaliações periódicas das condições do ambiente de trabalho.

Benefícios:
O quarto S assegura condições favoráveis à saúde, segurança e bem-estar da pessoa por meio da conservação dos “3 Ss” anteriores (utilização, ordenação e limpeza) dos locais e equipamentos. Com ele, é possível desenvolver hábitos sadios, manter o bem-estar físico, mental e emocional, prevenir doenças e conquistar melhoria no relacionamento interpessoal e da qualidade e manutenção do padrão.

Isso reduz acidentes, melhora a saúde geral, eleva o nível de satisfação de todos, facilita as relações humanas, divulga positivamente a imagem do setor, da instituição e dos funcionários e prepara o ambiente para a quinta e última fase.

Quinto Senso – Senso de Autodisciplina

O Senso de Autodisciplina traz a conscientização da responsabilidade em todas as tarefas, por mais simples que sejam. Os serviços são realizados dentro dos requisitos de qualidade.
Há a consolidação do trabalho em equipe e o desenvolvimento pessoal.

Na prática:
Para colocar o último “S” em prática, e consequentemente os demais, é preciso adquirir hábitos saudáveis, melhorar constantemente, desenvolver a força de vontade, a criatividade e o senso crítico, divulgar os conceitos e as informações, agir com paciência e perseverança, respeitando e cumprindo as rotinas estabelecidas.
Para concretizar a mudança, é preciso ser autodisciplinado (isto é, ter o hábito de fazer alguma coisa e fazer automaticamente, sem perceber).
Faça com que os “4 Ss” anteriores se tornem um hábito.
Elogie, reconheça e motive o que alguém fez de bom, pois isso leva à repetição do ato, e, ao hábito. Inclua os procedimentos nas padronizações dos processos.
Dê e seja exemplo para todos – isso elimina a necessidade do controle autoritário e imediato; facilita a execução das tarefas; aumenta a possibilidade de obtenção de resultados de acordo com o planejado; possibilita o autodesenvolvimento pessoal e profissional; incrementa a qualidade geral dos serviços e das relações interpessoais; prepara a instituição e os seus funcionários para a implantação de Programas da Qualidade mais abrangentes.
Pratique os “Ss” anteriores, sem descuidar do constante aperfeiçoamento – é a busca do autodesenvolvimento. Crie procedimentos claros e possíveis de serem cumpridos. Em caso de não cumprimento, descubra a causa e atue. Seja claro e objetivo na comunicação escrita ou oral.
Cumpra os horários marcados para compromissos.

Conclusão:
Só existe dedicação e afinco quando as pessoas se comprometem com aquilo que estão fazendo, e isso só ocorre com participação.
Com essas atitudes, os benefícios que resultam são muitos: Crescimento do ser humano; melhoria da qualidade; incentivo à capacidade criativa; melhor relacionamento/entrosamento entre as pessoas; e cumprimento dos procedimentos operacionais com mais eficiência e em menor tempo.
Os “5 Ss” podem e devem ser aplicados também em casa, assim, os bons hábitos se estenderão a toda família.